Gestion de tu agenda
23 Enero 2018 • Sociedad y Personas

Optimiza la gestión de tu agenda: tus hobbies, familia y tus amigos importan

En las empresas, normalmente, la carga de trabajo es alta y parece que el tiempo se esfuma sin saber cómo, hemos llegado al final del día y la bandeja de pendientes parece que crece.

Hoy en día, y desde hace ya algún tiempo, uno de los grandes focos de las empresas es la mejora de la productividad en las cadenas de producción. Aplicando metodologías como lean, six sigma, calidad total… se consiguió una mejora del 50%. ¿Y si aplicamos lo que las empresas han aprendido y nos ponemos como reto mejorar nuestra productividad y ser dueños de nuestro tiempo?

Aquí te explico cómo aplicarlo en 5 pasos:

El método DMAIC

Para ello nos vamos a basar en el DMAIC, un acrónimo de los pasos de la metodología: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar.

DMAIC Gestion de tiempo

Se trata de una herramienta enfocada en la mejora incremental de los procesos existentes. La herramienta es una estrategia de calidad basada en estadística, que da mucha importancia a la recolección de información y a la veracidad de los datos como base de una mejora.

Cada paso en la metodología se enfoca en obtener los mejores resultados posibles para minimizar la posibilidad de error.

DEFINE

Una de las claves es tener muy clara la visión y los objetivos, subdividirlos en metas mensuales y semanales, para establecer un plan de acción de lo que quiero hacer cada día. Este ritual diario es crítico y no te olvides de dejar tiempo en tu agenda para el resto de tareas más cortoplacistas como contestar e-mails, llamadas…

MIDE

Lo mejor es la técnica del punteo. Crea un calendario semanal con intervalos horarios de 15 minutos. Anota el plan – qué es lo que quiero hacer y durante el día vete anotando al lado lo que estoy haciendo. Recomiendo que la recogida de datos la hagas durante 3 semanas.

ANALIZA

Tras la recogida de

datos analiza las desviaciones e identifica las causas. Clasifícalas y represéntalas gráficamente en unidad de tiempo por su peso en una gráfica de Pareto.

En la mayoría de los casos que he mentorizado y el mío propio descubrimos que el 20% de las causas crean el 80% las desviaciones. Este punto es muy importante para crear un plan de acción enfocado y eficaz

MEJORA

¡Crea y comprométete con tu plan de acción y a por todas!

CONTROLA

Aplicando la filosofía de mejora continua, lo que no se mide no se puede mejorar. Recomiendo hacer la técnica del punteo cada 6 meses. Y poner un indicador diario que te de la visión del nivel de ejecución de tu plan.

¡A por ello!

Mar Bernal

Mar Bernal – Experta en desarrollo y despliegue de estrategias de competitividad y sosteniblidad. CEO & Fundadora de la Plataforma ICIS.

Plataforma ICIS es una consultora de eficiencia empresarial donde somos expertos en capacitar a la organización para aplicar un modelo de trabajo que ayuda a las empresas a acelerar su crecimiento; generando beneficio económico y social. Todo ello medible en la cuenta de resultados.